Question

De que forma a tecnologia vem ajudando as empresas em relação aos arquivamentos de seus documentos? E em relação a seguranças desses documentos. Eles estão totalmente seguros? O que é Google Drive e como usar?

Answer 1

Olá, Vanilda!

O arquivamento de documentos, também conhecido como Gestão de documentos, consiste no uso de uma série de técnicas relacionadas com a armazenamento adequado das mais variadas documentações públicas ou privadas pelo tempo que a lei delimita.


Até algumas décadas atrás esta ação era efetuada apenas de maneira física com a presença de imensas salas e prédios destinados à colocação de documentos das organizações públicas e empresas privadas.



Com o advento de tecnologias relacionadas com o armazenamento de documentos, o seu arquivo se tornou de um espaço infinitamente menor e mais prático de ser encontrado, enviado e reproduzido.



Esta situação ocorre porque existem sistemas informatizados que permitem o armazenamento de documentos e informações dos mais variados ramos da sociedade além de técnicas específicas para o arquivamento eletrônico como escaneamento, armazenamento de dados em nuvem, aplicativos, dentre outros.


Com isso, os documentos arquivados são organizados de maneira mais prática e eficiente, sem gastos adicionais de grandes quantidades de papéis além da grande praticidade vinculada a esta modalidade de arquivo com a informatização sendo feita nos mais diferenciados setores como jurídico, saúde, economia e outros.


A segurança dos documentos que são arquivados de maneira eletrônica por meio do uso de tecnologias variadas é garantida por meio de cuidados como acesso limitado por login e senha bem como estratégias conhecidas a exemplo da criptografia a qual protege o acesso a eles.


O Google Drive é uma das mais conhecidas modalidades de armazenamento em nuvem sendo um serviço de disco virtual do Google com um espaço de 5 GB com aplicativos disponíveis para sincronização com ele dos mais diferentes sistemas operacionais presentes em smartphones e tablets atuais.


Para seu uso é preciso que primeiramente a pessoa tenha uma conta no g-mail com o qual irá acessar o www.drive.google.com no qual podem ser baixados ou criados novos arquivos bem como o seu compartilhamento com equipes variadas de pessoas.



Espero ter ajudado.



Atenciosamente,


Ana Camila