Respostas
O que não pode faltar?
Data, local, horário. Aqui é importante citar horário de inicio e fim da reunião;
Pessoas presentes e seus cargos. Todos que tiverem acesso a essa ata precisam saber com clareza por quem as decisões foram tomadas;
Pauta para a reunião. Aqui serão apresentados os temas/assuntos que serão discutidos;
Discussões abordadas. Aqui será relatado o porque que algumas ideias não foram aprovadas, porque determinadas decisões foram tomadas. Isso ajuda a evitar que a mesma discussão ocorra em várias reuniões.
Compromissos. É o compromisso para o pós-reunião. Aqui fica bastante claro qual o prazo para executar as ações necessárias, quem será responsável pelo mesmo (nessa etapa pode envolver mais de uma pessoa, quando se trata, por exemplo, de uma equipe), qual horário, data e participantes da próxima reunião.
Recomendações:
- Uma boa ata precisa ter todas essas informações, pois a falta delas pode deixar o leitor com dúvidas, ainda mais para quem não esteve presencialmente na reunião.
- Fundamentalmente, a escrita deve ser clara, objetiva e de fácil entendimento.
- Antigamente as atas eram redigidas a mão, pelo “secretário”, em texto corrido e em um único parágrafo. Era assinada por todos os participantes no final da reunião e não era permitido nenhum tipo de rasura.
- Hoje as atas estão mais modernas (thanks God!). Muitas empresas adotaram um modelo próprio de ata, com layout e tudo mais. Isso não a torna menos eficiente. Ao contrário, isso ajuda os participantes da reunião, porque um modelo único facilita a redação de qualquer um, caso a secretária não esteja presente.
Me preparando para a reunião:
- Lembre de levar papel e caneta para fazer todas as anotações necessárias.
- Sente-se em um local de onde possa ouvir com clareza toda a discussão.
- Se preferir redigir a ata diretamente no computador, certifique-se que realmente digita com rapidez; caso contrário, opte por anotar as informações a mão e, mais tarde, com calma, redigir no computador.
- Verifique a questão do barulho do teclado do computador. Acredite: ele irrita! Ainda mais em reuniões que exigem concentração.
- Arquive o documento e encaminhe por e-mail. Uma opção é disponibilizar a ata por internet para todos os participantes.
Caso sinta-se mais segura, você poderá gravar a reunião na forma de audio. Isso ajuda a tirar dúvidas na hora de redigir a ata. Caso opte por essa opção, é importante comunicar a todos que a reunião será gravada para esse objetivo.
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Modelo de Ata para você seguir:
