O planejamento de uma reunião envolve, dentre outros, a definição de objetivos claros e consistentes. Depois, é preciso priorizar a comunicação oral, para que o tempo compartilhado possa desdobrar-se em resultados. De quantas reuniões participamos ao longo de nossa trajetória profissional? Seja como for, o ponto principal não é o número de reuniões de que já participamos, mas o quanto estas experiências foram eficazes para o atingimento de objetivos comuns no ambiente organizacional, de modo geral. Com relação ao planejamento de reunião, com base em Hindle (1999), escolha, abaixo, a alternativa correta:
a)
É importante que a pauta principal e assuntos a serem debatidos na reunião sejam escolhidos pelos participantes assim que a reunião tiver início.
b)
Com vistas a evitar a ampla quantidade de sugestões de novos tópicos, é importante que o responsável pela pauta da reunião, evite publicizá-la entre os participantes antes que a reunião comece.
c)
O primeiro passo para o planejamento de uma reunião, independentemente da definição dos objetivos e do número de participantes, é a definição do tempo de duração.
d)
Durante a etapa de planejamento, é fundamental que os objetivos da reunião sejam definidos. Dentre estes, os mais comuns são: escolha dos participantes; quantidade necessária de pessoas envolvidas; condições em que essa reunião deverá ser realizada.
e)
A definição do propósito da reunião, a escolha dos participantes e do número de participantes, a definição da pauta, a publicização e a revisão da pauta antes da reunião, planejamento de tempo e de recursos, são etapas do planejamento de reunião.
Respostas
Resposta:
Letra e
Explicação:
o objetivo da reunião é o primeiro passo importante, pois, ao defini-lo podemos verificar a necessidade de a reunião acontecer. Depois que temos os objetivos, definimos quem irá participar, e o número adequado de pessoas. Ainda, é importante que, durante a etapa de planejamento, seja dada atenção à elaboração da pauta e que as sugestões de alteração ocorram antes do início da reunião, evitando perda de tempo e de foco. A revisão dos recursos disponíveis e necessários, tais como salas, equipamentos, também fazem parte da etapa de planejamento.
O planejamento de reunião é importante para que haja foco no que precisa ser debatido, caso contrário é possível que mesmo após horas de reunião o assunto não seja esclarecido. Hindle argumenta que as etapas de uma planejamento de reunião envolvem a definição do propósito, a escolha dos participantes, a pauta, o planejamento de tempo e recursos. Sendo assim, a letra E está correta.
Qual a importância de fazer um planejamento de reunião?
O planejamento de reunião permite direcionar o conteúdo para o que é importante, sem que haja perda de tempo ou de foco com assuntos que não são prioridade. Dessa forma, torna-se importante para produtividade de todos envolvidos.
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