Preciso de um resumo sobre gestão de documentos e sua importância estratégica na comunicação dentro das organizações.Minimo 30 linhas
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Resposta:
Espero que goste mas recomendo dar uma revisada nas palavras para garantir que não tenha nenhum erro
Explicação:
Poucos gestores e empreendedores dão a devida importância para a gestão de documentos.
Afinal de contas, que vantagem a organização obterá do grande volume de informação que produz e recebe se não possui um bom gerenciamento de documentos?
Atualmente, existem diversas soluções de gestão de documentos que, aliadas a serviços de digitalização e de consultoria, conferem um ótimo custo-benefício.
Além disso, ao fazer sua gestão de documentos de forma correta, você criará um registro de toda a sua gestão de projetos, garantindo que, no furuto, você poderá acessar e lembrar facilmente de detalhes importantes de todos os seus projetos;
principalmente se você usar um sistema de gestão digital como o Flowup, que usa banco de dados seguros para registrar todas as informações adicionadas ao sistema.
A gestão de documentos é um conjunto de procedimentos que permite a organização e o armazenamento adequado de documentos de maneira eficiente, segura e inteligente, possibilitando a localização rápida e o descarte no momento determinado pela legislação vigente.
Logo, a preocupação com o controle e com a segurança deve ser constante, pois o extravio de um só documento pode gerar prejuízos praticamente imensuráveis.
A boa organização dos documentos da empresa proporciona um melhor fluxo de trabalho para todos, além de facilitar o acompanhamento de processos.
Veja nosso artigo sobre a importância de melhorar os fluxos de trabalho na sua empresa para entender como a gestão de documentos pode impactar esse aspecto do seu negócio.
Uma má gestão documental pode levar à perda de tempo, tornar os procedimentos mais complexos e aumentar o custo indireto da corporação — fatores que comprometem de maneira significativa os resultados do empreendimento.Além disso, o constante avanço da tecnologia tem mudado a forma como as organizações administram as suas informações.
Sem uma gestão inteligente de sua documentação, a instituição não consegue otimizar as suas operações e os seus processos organizacionais, além de não contar com uma estrutura eficiente que fundamente as suas tomadas de decisão.
gestão documental tem sido utilizada como um caminho seguro, rápido e eficiente para que empresas possam alcançar resultados e se destacar diante da concorrência.
Isso porque ela garante que as informações produzidas sejam bem gerenciadas, assegurando a sua rastreabilidade e a sua confidencialidade, além de promover eficiência operacional no desenvolvimento de rotinas e no controle de documentos — da sua produção à sua destinação.
Com o crescente volume de dados produzidos, a gestão de documentos é uma ferramenta que traz inúmeros benefícios para a entidade, como a melhoria da produtividade e a qualidade do processo decisório.
Uma parte importante da sua estratégia de gestão documental aqui é saber quais documentos precisam de cópias físicas e quais podem ser arquivados digitalmente.
E as despesas para manter um servidor ou a conexão com a nuvem são bem próximas do custo de energia que seria gasto com centenas de impressões.
Garantir o sigilo das informações de seus clientes, parceiros e colaboradores é uma das maiores responsabilidades de toda empresa hoje em dia.
Sendo assim, saber como gerir melhor esses documentos implica diretamente na capacidade de realizar uma boa gestão financeira.
Há algumas coisas que precisam ser registradas por tempo indeterminado, mas também há muitas que só ocupam espaço, oferecem informação incorreta ou obsoleta e apenas dificultam o trabalho.
Como já mencionamos, seus colaboradores podem encontrar os dados que precisam, a empresa pode crescer de forma mais ordenada e os dados de seus clientes estarão mais seguros.
Ou seja, a instituição está investindo na redução de custos e na qualidade dos seus serviços, simplificando a realização de tarefas burocráticas e repetitivas que necessitam ser realizadas com rapidez e exatidão.
Um software GED flexível, integrado e tecnologicamente avançado contribui diretamente para tornar toda a gestão dos registros documentais da sua organização mais eficaz, pois permite:
Portanto, analise criteriosamente a sua gestão de documentos e considere a necessidade de fazer um bom uso das funcionalidades dessa ferramenta, avaliando as melhores alternativas de gestão eletrônica de documentos para a sua empresa.