ERGUNTA 1 Ana Maria em seu dia a dia de trabalho na Imobiliária More Bem lida com a elaboração, recebimento e distribuição de vários documentos. Diante disso, é fundamental que ela conheça os setores da imobiliária e os responsáveis por demandas específicas. A Imobiliária não possui um procedimento para entrega e recebimento de documentos e por isso Ana Maria costuma deixá-los na mesa dos responsáveis, pois também os recebe dessa forma. Na última semana o Setor de Locação alegou não ter recebido dois documentos importantes de clientes, que se tratavam de cópias autenticadas de documentos pessoais para locação. Ana Maria por sua vez ao ser questionada pelo Supervisor do Setor afirmou ter deixado os documentos na mesa de Rodrigo, colaborador responsável por recebê-los. Como os documentos não foram encontrados e não havia nenhuma comprovação de que Ana Maria os entregou para Rodrigo, o supervisor do Setor de Locação solicitou que ela ligasse para cada cliente avisando-os sobre o extravio e pedindo para que retornassem à imobiliária com os documentos autenticados novamente. O supervisor do Setor de Locação solicitou ao colaborador Rodrigo que fique mais atento à sua mesa para que esta situação não ocorra, e disse à Ana Maria para procurar entregar em mãos documentos tão importantes, já que isso gera retrabalho à empresa e desconforto aos clientes. Vimos na Unidade Curricular - Elaborar, Organizar e Controlar Documentos da Organização, que é fundamental para o bom andamento da empresa as operações que visam a organização e o controle de documentos. Analisando a situação ocorrida qual ação de melhoria pode ser proposta aqui para melhor organização do controle de documentos entregues e recebidos? Justifique sua resposta.
Respostas
Organizar e Controlar Documentos da Organização, que é fundamental para o bom andamento da empresa as operações que visam a organização e o controle de documentos. Analisando a situação ocorrida qual ação de melhoria pode ser proposta aqui para melhor organização do controle de documentos entregues e recebidos? Justifique sua resposta.
Segue uma proposta que pode ajudar na melhoria do controle de documentos na imobiliária em que Ana Maria trabalha: conferência da quantidade de documentos e entrega de um protocolo (com data e assinatura) para cada corretor.
O que é processo?
O processo representa uma sequência de etapas que são fundamentais para o alcance de algum objetivo no ambiente organizacional. Nessa dimensão da realidade, todo processo deve ser executado com base nos seguintes quesitos:
- Uso de materiais
- Tempo
- Eficiência operacional
Aprenda mais sobre o tema processos internos em:
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Mantenha-se firme e forte na luta!
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