Respostas
Resposta:Como as empresas têm documentos que devem ser mantidos e acessados para se fazer negócios e operações diárias, por exemplo, a falta ou a deficiência na gestão dos arquivos pode dificultar bastante os processos.
Por exemplo, o desperdício de tempo para se localizar um documento pode se transformar em um gargalo operacional, drenando a produtividade de equipes de vendas, que não conseguem encontrar os arquivos necessários para fechar uma venda rapidamente.
Se esse tipo de situação ocorre todos os dias, os prejuízos podem ser expressivos nos resultados da empresa. Logo, fica clara a importância que uma boa gestão de documentos tem no cenário corporativo.
De forma geral, a gestão de documentos é necessária para tornar o trabalho mais eficiente, minimizando o tempo gasto em tarefas operacionais e que pouco contribuem para os resultados da organização.
Além disso, é importante considerar que a gestão de documentos empresariais é a base para o aumento na segurança no gerenciamento de arquivos sensíveis. Uma gestão moderna e eficaz, por exemplo, reduz os riscos de perdas e vazamentos de informações. Essas ocorrências podem expor a empresa a riscos, como a divulgação de dados sigilosos de clientes e a aplicação de sanções, em razão da não apresentação de um documento no prazo.
No caso da perda de um documento contendo informações que não devem ser vazadas, além de existir a possibilidade de que ele seja acessado por pessoas não autorizadas, também há o prejuízo para a imagem do negócio, que perde a sua confiabilidade e credibilidade no mercado, especialmente quando há uma condenação judicial responsabilizando a empresa pelo fato e pelos danos causados.
Dessa forma, é de extrema importância ter uma gestão de documentos acertada e apropriada, para evitar todos esses riscos.
Explicação:
Espero que seja isso aqui
Espero ter ajudado muito ✌️✌️
A destinação incorreta de documentos pode gerar retrabalho e transtorno com vazamento ilegal de contratos e/ou dados dos clientes. Desse modo, vale reforçar que a gestão documental é fundamental para a segurança e manutenção dos dados em posse da organização que os criou.
São fases que contribuem para a destinação correta dos arquivos organizacionais:
- Arquivo Corrente - possuem os documentos mais usados (frequência maior) pela organização;
- Arquivo Intermediário - os documentos são usados, mas não como na fase anterior;
- Arquivo Permanente - são documentos que perderam o seu valor administrativo.
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