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Alcançar a eficiência operacional é um dos grandes objetivos de uma empresa. No setor de logística essa meta se torna ainda mais relevante. O processo de recebimento de mercadorias é um exemplo de processo que exige atenção e agilidade para garantir uma boa produtividade ao negócio.
Em que consiste o recebimento de mercadorias?
O recebimento de mercadorias é o processo que ocorre assim que as mercadorias adquiridas com os fornecedores são entregues na empresa. Em geral, ele é dividido em algumas fases:
agendamento da entrega;
identificação da mercadoria;
conferência das notas;
Pode parecer simples, mas é necessário executar essas tarefas com muita atenção. Afinal, alguns erros podem prejudicar a produtividade e as finanças empresariais, como as divergências entre o preço negociado e o informado na nota.
No entanto, alguns descuidos e processos burocratizados podem transformar essa atividade em um grande problema ao negócio. Desde a chegada do produto até o seu cadastro definitivo no estoque, há um longo caminho a ser percorrido e inúmeras situações de risco, como:
dados cadastrais inválidos;
filas de caminhões;
entregas chegando sem horário marcado;
inúmeras planilhas e -emails para agendamento;
divergência entre os valores de negociação e da nota;
O que se observa é que, entre as causas que pode desencadear esses problemas, está a falta de conhecimento e experiência dos funcionários responsáveis pela tarefa, especialmente em relação à emissão de notas ficais.
Como ter mais produtividade no processo de recebimento de mercadorias?
Você fez uma boa pesquisa de mercado, encontrou bons fornecedores, realizou uma negociação de preços satisfatória e monitora o consumo de seus clientes com eficiência. No entanto, ao receber as mercadorias, está perdendo muitos recursos.
Os diversos erros nesse processo estão desencadeando filas de caminhões, perda de vendas por ruptura nas gôndolas, cálculo do valor de venda inadequado devido aos erros nas notas, existência de estoque excessivo e até diferenças tributárias.
Diante disso, confira as dicas que preparamos para você superar esses obstáculos e otimizar o recebimento de mercadorias!
É por isso que é essencial fazer de forma antecipada o batimento ou o confronto entre o que foi pedido e o que foi entregue. E isso pode ser feito pela nota fiscal emitida pelo fornecedor. Você faz a conferência e verifica se está tudo certo.
Mas, claro, não é necessário fazer isso de forma manual. Existem softwares que realizam isso de forma automática, avisando sua equipe das inconsistências e prevenindo todos aqueles problemas que você conhece bem.
Agendamento da entregas dos produtos nas docas
Depois que você garantiu melhorias no processe de envio de pedidos e automatizou o batimento das notas fiscais com o que foi solicitado, é hora de organizar a chegada dos produtos nas suas docas. Caso contrário, surgem aqueles problemas que atormentam o varejo, como depreciação dos produtos, filas de caminhões e ruptura de estoques.
Como garantir a qualidade nesse processo e a otimização dos seus recursos? Com o agendamento das entregas. Estabeleça uma rotina muito clara para o envio dos produtos, com data, horários e local exato. Aqui, novamente, não precisa fazer isso na mão. Existem tecnologias que fazem de forma muito mais ágil.
Você disponibiliza em um ambiente todas as datas, horários e outras informações. Os fornecedores acessam, agendam e fazem a entrega conforma o combinado. E isso tudo respeitando a capacidade dos seus estoques. Outro fator é que sua equipe não precisa ficar fazendo esse gerenciamento. Ele é integrado e automático.
Incorpore tecnologia ao seu cotidiano
Ao contrário do que muitos pensam, modernizar a empresa está mais relacionado com a simplificação de tarefas do que com a sofisticação dos processos. Ou seja, investir em tecnologia pode ser decisivo para a produtividade empresarial.
A nossa última dica diz respeito à relação com os fornecedores softwares de gestão de frota com bons sistemas de roteirização e rastreamento ajudam muito nesse sentido. Com eles você pode compartilhar com seu cliente o tempo estimado de chegada dos motoristas, ajustando expectativas e diminuindo possíveis ansiedades. É importante que você estabeleça uma boa política e comunicação com os parceiros, criando regras básicas em caso de divergências entre os pedidos e as entregas.
Conforme se observa, o recebimento de mercadorias é um processo de extrema relevância para as empresas. Não há dúvidas de que a gestão adequada dessa tarefa traz resultados positivos à empresa, eliminando gargalos e uma série de problemas.