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A confecção de fluxogramas e manuais de procedimentos, além de facilitar o trabalho de novos servidores ou de servidores realocados, permite uma melhor organização, segregação de funções, análise crítica das atividades e celeridade administrativa. Estruturas administrativas e finalísticas com detalhamento do fluxo de atividades e manuais de procedimentos são fundamentais para a profissionalização da administração pública e governança corporativa.
Portanto, é necessário que cada área administrativa elabore fluxogramas e manuais de procedimentos para detalhar como os servidores de cada setor devem realizar as suas atribuições. Tal prática é tão importante que o Tribunal de Contas no Acórdão nº 2328/2015 - TCU – Plenário, recomendou para toda a Administração Pública Federal a adoção de critérios de “Governança em Aquisições” e declarou ser imprescindível a adoção de listas de verificação (leia-se checklist) tanto para pregoeiros e comissão de licitação quanto para os setores de consultoria jurídica. Em ambos os casos, tais listas preenchidas devem estar acostadas aos autos dos processos licitatórios.
Ressalte-se que esses manuais e fluxogramas complementam e detalham, mas não se confundem com as atribuições dos setores administrativos determinadas por portarias ou regimentos internos.
Até mesmo para a alocação de servidores dentro do órgão, é necessária a verificação do fluxo de rotina de trabalho por meio dos fluxogramas.
Outra utilidade dos fluxogramas é a possibilidade de evidenciar fluxos deficientes de trabalho, situações de retrabalho, duplicidade de funções e demais confusões e ineficiências administrativas.
Portanto, com base na elaboração de organogramas, fluxogramas e manuais de procedimentos é possível fazer análise aprofundada da gestão com objetivo de gerar a simplificação de processo, desburocratização e melhoria administrativa.
Porém, mesmo que o órgão possua documentado seu organograma, fluxograma e manuais, ainda é essencial assegurar a eficiência e a adequada avaliação dos trabalhos por meio da gestão e avaliação de processos, ferramenta imprescindível para garantir o eficiente fluxo administrativo.
Nota-se que todos os órgãos públicos trabalham com processos (procedimentos), sejam finalísticos ou de área meio. Portanto, a tabela apresentada a seguir pode ser introduzida e adaptada para cada órgão ou setor administrativo e finalístico
Os fluxogramas e organogramas geralmente são citados em manuais de processos, manuais de operações, manuais de organização e políticas, entre outros.
Onde o organograma e o fluxograma é utilizado?
São usados para ilustrar a estrutura de uma organização e os fluxos de trabalho e são comumente utilizados em setores de gestão, negócios e tecnologia da informação.
Os fluxogramas e organogramas são usados porque eles fornecem uma representação visual clara e concisa da estrutura e dos processos de uma organização, o que ajuda a melhorar a compreensão e a comunicação sobre a organização.
Eles permitem que os membros da organização visualizem a divisão de tarefas, responsabilidades e relacionamentos hierárquicos de maneira clara e objetiva. Além disso, eles podem ser usados para identificar pontos fracos nos processos e para planejar melhorias.
Portanto, eles são uma ferramenta valiosa para a gestão e otimização de processos em uma organização.
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