Uma comunicação interna bem executada exige efetividade, agilidade e clareza nas informações. Ter funcionários bem informados diminui o risco de boatos e a divulgação de informações não verdadeiras dentro de uma empresa. No entanto é praticamente impossível zerar esse risco e, no caso de um episódio como esse acontecer, é preciso tomar atitudes rápidas e que realmente esclareçam e resolvam a situação.
Imagine que estamos no mês de novembro e que você acabou de ser contratado para coordenar a equipe de comunicação interna de uma fábrica de sapatos. Na sua segunda semana de trabalho, você já ouve boatos na rádio corredor de que, até o fim do ano, muitos colegas serão demitidos, que a empresa não atingiu suas metas e que não haverá distribuição nos lucros.
Analisando qual posicionamento a empresa deve adotar e considerando que parte das informações é verídica, mas que há também muitas especulações e informações equivocadas e desencontradas, responda: o que você, como coordenador da área de comunicação interna, pode fazer em relação a isso? Que atitudes você tomaria?
Respostas
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1. Tenha um canal de comunicação definido
É normal que os funcionários se comuniquem entre si e compartilhem ideias, esse é um processo favorável e que deve ser incentivado. Porém, o gestor deve ficar atento quando o conteúdo das conversas são informações que não são confiáveis. Isso gera incertezas e estresse sobre a estabilidade da empresa — e da equipe.
Para evitar tudo isso, faça um levantamento das necessidades e da realidade da equipe, elaborando um bom plano de comunicação interna. Depois, estude quais ferramentas podem ser adotadas e que são mais eficientes diante das características do público interno.
Existem diversos instrumentos que podem ser adotados para atingir o maior público possível, com o intuito de aumentar a transparência. Frequentemente, o envio de newsletter por meio do e-mail institucional é a alternativa mais utilizada. A intranet e blogs corporativos também são acessíveis de forma rápida.
Também existem as publicações impressas como murais de gestão a vista, jornais e boletins periódicos. É importante destacar que essas ferramentas podem ser usadas para divulgar informações estratégicas, mas também para comemorar marcos importantes e reconhecer conquistas da equipe.
Por vezes, o número de pessoas que circulam dentro da organização é alto, sendo muito fácil que uma informação seja distorcida ou se perca. Por esse motivo, adotar canais oficiais de comunicação se torna tão importante.
2. Comunique as estratégias e objetivos da empresa
O grande erro dentro das organizações é não definir estratégias de ação e objetivos claros com todos os funcionários. Por exemplo, se a empresa trabalha com metas, é preciso que a equipe esteja ciente disso para que fique mais motivada no dia a dia.
Se a falta de informações é uma das falhas na comunicação interna da empresa, a sobrecarga também é um empecilho porque supera a capacidade de absorção e, muitas vezes, informações importantes e que deveriam ser priorizadas acabam sendo desconsideradas.
Garantir que o público interno esteja bem-informado sobre todos os fatos que acontecem dentro da empresa é uma forma eficaz e eficiente de evitar especulações e boatos — grandes armadilhas da produtividade.
3. Integre as diferentes áreas da empresa
Em geral, as falhas na comunicação interna da empresa ocorrem quando as áreas não estão integradas e as informações não estão alinhadas aos objetivos.
Quando os funcionários e gestores têm momentos de integração durante as rotinas de trabalho, as distorções de informações perdem força. Um intervalo, uma reunião agendada ou alguns minutos depois do almoço reforçam um bom relacionamento.
Melhorar o clima organizacional e identificar situações que podem gerar problemas são soluções que ajudam a engajar os colaboradores e a alcançar os resultados projetados.
Quando o empreendedor mantém os funcionários bem-informados sobre tudo o que acontece dentro da empresa é possível investir no desenvolvimento profissional deles, já que tarefas e metas podem ser definidas claramente, fazendo com que os riscos de falhas e erros sejam mínimos.
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