O planejamento atua nos diferentes níveis da organização, no estratégico (empresa como um todo), tático (departamentos) e operacional (atividades diárias de cada pessoa), onde se deve garantir que sejam estipulados objetivos, metas e indicadores de longo, médio e curto prazos, interligados entre si.
Essa atuação é extremamente importante, pois irá oportunizar ações mais efetivas, trazendo condições de identificar quais os projetos são mais relevantes e conectados aos objetivos da empresa.
Acompanhe o caso da seguinte empresa, que não realiza o planejamento de forma plena.
Miguel é empresário no ramo da construção civil. Sua empresa, uma construtora de pequeno porte, vem se mantendo nesse mercado a mais de 20 anos. Vejamos alguns detalhes sobre como as coisas acontecem na empresa de Miguel:
Frente a este cenário, Miguel decide contratar uma consultoria para lhe assessorar. Sua empresa foi a escolhida e você será o consultor responsável por orientar Miguel a vencer este desafio.
Então você, na condição de consultor de Miguel, precisa ajudá-lo a compreender o que está fazendo de errado e o que pode fazer para mudar esta situação. Para isso, procure relacionar os problemas atuais da empresa a algumas condutas que Miguel vem seguindo (para que ele possa compreender melhor os resultados de suas ações) e indicar ações que podem ser implementadas por ele (justificando suas recomendações).
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Parece que a empresa de Miguel não tem um foco definido, visto que atende a demandas muito distintas, não havendo um tipo de obra que possa ser indicado como sua especialidade. Isso leva a significativas diferenças na operação da empresa, decorrentes das diferenças entre os tipos de clientes e obras, o que acaba por dificultar a condução das atividades (tanto de produção quanto de gestão), visto que cada tipo de obra demanda recursos específicos. Temos ainda o fato de que Miguel foca suas decisões no curto prazo e no nível operacional, e isso está impedindo que Miguel pense estrategicamente, ocasionando problemas como a sazonalidade entre obras. Ou seja, Miguel precisa captar negócios que permitam uma operação mais linear e continuada.
Para tratar estes problemas, Miguel precisa elaborar o planejamento estratégico para sua empresa, para que possa avaliar e aproveitar adequadamente as oportunidades, pensando de forma estratégica e no longo prazo, garantindo sua empresa se mantenha no mercado e seja competitiva.
Através do planejamento estratégico, serão definidos fatores como missão e visão, para que Miguel e sua empresa possam responder a questões como: Qual o nosso propósito? Quem são nossos clientes alvo? Onde queremos chegar? Como desejamos estar daqui 5 ou 10 anos?
Além disso, construção do planejamento estratégico vai permitir que Miguel possa traçar objetivos estratégicos para seu negócio, definir metas a serem atingidas, e ainda definir os indicadores que irão lhe permitir acompanhar o desempenho da empresa na busca pelos objetivos traçados.
Outro benefício será que os planos sobre a empresa e demais informações que hoje estão apenas na cabeça de Miguel sejam formalizados, sendo transformados em informações e procedimentos disponíveis para todos, orientando o trabalho e as ações em todos os níveis.
Outra questão importante está relacionada a centralização excessiva que Miguel vem praticando, impedindo que as pessoas possam opinar, compartilhar informações (como riscos e oportunidades percebidas) e participar das decisões da empresa. E isso reduz o nível de envolvimento das pessoas, levando ao desperdício de boas oportunidades e a exposição da empresa a maiores riscos: Miguel não tem como estar em todos os lugares ao mesmo tempo, e as pessoas que fazem parte da empresa podem perceber inúmeras situações que representam riscos ou oportunidades, que podem ser levadas até Miguel se ele fomentar a participação de sua equipe.
Para solucionar este problema, Miguel precisa fazer com que o planejamento seja desempenhado nos diferentes níveis da organização (estratégico, tático e operacional), garantindo que sejam traçados objetivos, metas e indicadores de longo, médio e curto prazos, interligados entre si. Ou seja, os objetivos irão partir do estratégico (empresa como um todo), passando pelo tático (departamentos) até chegar ao operacional (atividades diárias de cada pessoa).
A conexão entre estas esferas irá oportunizar ações mais efetivas, pois todos saberão onde a empresa deseja chegar e qual o papel de cada pessoa neste contexto, sentindo-se parte integrante da empresa e compreendendo como podem colaborar para o atingimento dos objetivos estratégicos, que passarão a ser coletivos. Além disso temos a questão da lentidão e falta de foco na tomada de decisões, devido ao fato de que Miguel quer avaliar todos os riscos envolvidos em todos os projetos que chegam até a empresa. Isso faz com que Miguel empregue tempo demais nas análises e acabe perdendo o momento certo para tomar decisões, desperdiçando oportunidades de negócio.
A solução para este problema também virá como reflexo do planejamento estratégico, pois a partir do momento em que Miguel passar a pensar de forma mais estratégica, terá condições de identificar quais os projetos são mais relevantes e conectados aos objetivos da empresa, sendo classificados como projetos estratégicos. E será sobre estes projetos que Miguel deverá focar seus esforços para analisar riscos e oportunidades, pois eles terão maior impacto sobre os resultados de seu negócio.
Com essas ações, Miguel, sua empresa e seus colaboradores certamente conseguirão crescer e atingir resultados cada vez melhores.
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