Question

Suponha que você acaba de ser promovido a gerente de projetos na Apple e o seu trabalho é analisar as informações disponíveis e trazer sugestões para solucionar os problemas relacionados a três pontos específicos: prazo, custo e escopo. Na matéria apresentada acima identifique ao menos 01 (um) problema existente para cada área crítica do projeto (prazo, custo e escopo) e apresente uma possível solução para cada problema identificado.

Answer 1

Bom dia!

Muitos gerentes de projetos, apesar da competência de assuntos relacionados, muitas vezes não formam as equipes e estruturas adequada a fim de executar os projetos planejados. Isso compromete muitas vezes a qualidade e agilidade na entrega de prazos, aumentam-se custos e ocorrem problemas de escopo, consequentemente, a satisfação dos clientes cai.

Diferente do que muitos pensam, um Gerente de Projetos não precisa (e nem deve) saber todas as etapas detalhadamente do planejamento, no entanto, sua equipe deve ser formada por profissionais que irão orientar em cada passo, esta é uma das chaves para poder estipular prazos concretos.

Sendo assim, faz-se necessário dividir o projeto em etapas com a orientação correta de cada especialista sobre a duração das mesmas.

Em relação aos custos, outro problema é a falta de visão sobre a necessidade dos recursos aplicáveis a cada etapa, mais uma vez, faz-se essencial a orientação de quem entende do negócio, de quem sabe quais serão os materiais e mão de obra necessários para a execução de cada passo. Caso não tenha os recursos à disposição, você compromete os custos (que se elevam) e consequentemente, compromete os prazos.

O gerente de projetos, no desenvolvimento do escopo deverá estar ciente das dificuldades e das oportunidades que cada etapa exige, ele precisa pelo menos aprender a por a mão na massa, observar quais são os gargalos que cada colaborador ou equipe responsável por determinado passo enfrenta.

É interessante atuar por meio de indicadores de prazos e custos, quem mede consegue gerenciar melhor, visto que muitas vezes acreditamos ser possível executar determinada tarefa em X períodos, porém, na prática vemos que é inviável, ou até mesmo podemos enxergar uma oportunidade para otimizar este prazo.

O escopo do projeto deve ser bem desenhado, incluindo até mesmo o que o projeto não sonegue entregar, isso evita criar falsas expectativas nos clientes e nos colaboradores executores das etapas também. 

O GP deve ainda definir os envolvidos e suas responsabilidades no escopo, ter noções de liderança e dividir os resultados com a equipe, dando feedbacks construtivos.

No escopo é importante definir primeiro o que entregar do que como fazer, o GP não deve desenhar um cronograma sem saber o que espera como resultado.

Independente de todo o desempenho aplicado, que geralmente é bastante, o Gerente de projetos ainda deve estar apto a superar frustrações e se adequar à mudanças, é muito difícil prever resultados perfeitos dependendo de tantas variáveis, muitas vezes externas, portanto, dedicar-se ao escopo, prazos e custos é essencial, porém, abra uma margem para adequações, mas sempre analisando se estas valerão a pena para atingir os objetivos finais.

Abraços!

Answer 2

Resposta:

A lista de verificação poderá contemplar as seguintes informações:

• Justificativa do projeto

• Descrição do projeto

• Objetivos do projeto

• Entrega do projeto

• Marcos

• Requisitos técnicos

• Limites e exclusões

• Premissas

• Riscos

• Orçamento (pelo menos o macro)

• Verificações com o cliente

• Gerente do projeto

• Etc.